BAS Документообіг КОРП

Будь-який документ компанії живе в картці: реквізити, файли, версії, зв’язки й уся історія роботи з ним.

• Вхідні, вихідні та внутрішні документи з власним набором реквізитів для кожного виду
• Шаблони документів і автоматичне заповнення файлів даними картки
• Версійність файлів: видно, хто і що змінив, і можна повернутися до попередньої версії
• Зв’язки між документами — договір, додаткові угоди, рахунки, акти видно з однієї картки
• Сканування з потокових сканерів і розпізнавання штрихкодів
• Зберігання файлів у базі або в томах на диску
• Робота з файлами через веб-клієнт і редагування без вивантаження на комп’ютер

Діловодство за українськими нормами: журнали реєстрації, нумерація, справи й строки зберігання.

• Журнали реєстрації з власними правилами нумерації для кожного виду документів
• Реєстраційні картки, резервування номерів, повторна реєстрація
• Номенклатура справ із строками зберігання
• Звернення громадян — для державних установ
• Списання документів у справу й контроль передачі до архіву
• Облік місця зберігання паперових примірників і їх передавання між працівниками
• Друковані форми, журнали й реєстри для канцелярії

Окремий контур для договорів: від підготовки й погодження до контролю строків і повернення підписаних примірників.

• Картка договору з сумою, строком дії, контрагентом і відповідальним
• Супровідні документи: додаткові угоди, специфікації, акти, рахунки — у зв’язках договору
• Погодження договору за маршрутом із юристом, фінансистом і керівником
• Контроль повернення підписаного примірника від контрагента
• Нагадування про закінчення строку дії та автоматичне продовження
• Звіти: договори в роботі, прострочені, ті, що добігають кінця

Маршрут описується один раз — далі система сама веде документ від людини до людини й нікого не забуває.

• Типові процеси: погодження, затвердження, ознайомлення, реєстрація, виконання, підписання
• Послідовне, паралельне й змішане погодження, зокрема з умовами на реквізити документа
• Шаблони процесів для кожного виду документів
• Строки на кожен крок і автоматичне нагадування тому, хто затримує
• Рольова адресація й автопідстановки: виконавець визначається посадою, а не прізвищем
• Ескалація — якщо строк збіг, задача автоматично виконується або передається іншому
• Перевірка виконання за умовами: поки не прикріплено скан-копію оригіналу, задачу не закрити
• Заміщення й делегування на час відпустки чи відрядження
• Історія погодження: хто, коли, з якими зауваженнями
• Комплексні процеси з кількох етапів — наприклад, погодити, підписати, зареєструвати й розіслати

Доручення видно і тому, хто виконує, і тому, хто перевіряє, — разом зі строком і станом.

• Задачі й доручення за документом, нарадою або окремо
• Контроль виконання з перевіркою результату
• Прострочені задачі з підсвіткою та повідомленнями
• Робочий стіл «Поточні справи»: мої задачі, задачі відділу, прострочене
• Звіти про виконавську дисципліну по працівниках і підрозділах
• Постійні доручення, які повторюються за розкладом

Документ підписується в системі — без друку, сканування й кур’єра.

• Підписання КЕП із сервісом ІТС «Підпис»
• Кілька підписів на одному документі й перевірка кожного з них
• Підписання не тільки договорів — будь-яких файлів, зокрема внутрішніх і кадрових
• Зберігання підписів разом із файлом та історія підписання
• Шифрування файлів для тих, кому вони призначені

Вхідні й вихідні листи обліковуються так само, як решта документів, — із відповідальним і строком відповіді.

• Реєстрація вхідної кореспонденції з кореспондентом і способом доставки
• Вихідні листи з контролем відправлення
• Строк відповіді й контроль того, чи відповіли
• Зв’язок «лист — відповідь» і ланцюжок листування
• Вбудована пошта: листи приходять у систему й перетворюються на документи чи задачі

Нарада готується, проводиться й закривається в системі — рішення не губляться після зустрічі.

• Порядок денний, учасники, матеріали до кожного питання
• Підбір часу наради за зайнятістю учасників
• Протокол із рішеннями, відповідальними й строками
• Доручення з протоколу, які далі контролюються як звичайні задачі
• Звіт про виконання рішень нарад

Усе, що стосується проєкту, — план, документи, задачі й трудовитрати — зібрано в одному місці.

• Картка проєкту з планом, етапами й учасниками
• Документи, листування й задачі, прив’язані до проєкту
• Облік трудовитрат у розрізі проєктів і етапів
• Контроль строків етапів і завантаження учасників
• Звіти по проєктах: стан, витрачений час, прострочені задачі

Щоденний звіт на кілька рядків показує, куди насправді йде час відділу.

• Щоденні звіти: тривалість робочого дня, види робіт, опис, проєкт
• Хронометраж — час фіксується прямо з документа або задачі
• Щотижневі звіти як підсумок щоденних або замість них
• Звіти про витрати часу за працівниками, підрозділами, проєктами й видами робіт
• Порівняння планових і фактичних трудовитрат

Коли частина команди працює з дому, у системі видно, хто сьогодні на місці, хто віддалено, а хто відсутній.

• Відсутність із причиною «Віддалена робота» оформлюється за кілька кліків
• Позначка «Працюю віддалено» знімає попередження про відсутність для тих, хто ставить задачу
• Повідомлення колегам про роботу з дому — з тієї самої відсутності
• Віджет «Відсутності» на робочому столі з причинами: віддалено, лікарняний, відрядження
• Звіти «Працюють віддалено» і «Дні відсутності» — хто скільки днів працював у якому режимі
• Спільні файли, форум і обговорення замість коридорних розмов
• Робота через браузер із дому — без установлення програми

Обговорення відбувається біля документа, а не в месенджері, де його потім не знайдеш.

• Форум для обговорень за темами
• Обговорення й коментарі до документа чи задачі
• Календарі працівників і спільні календарі підрозділів
• Нагадування й повідомлення про події з документами
• Спільні файли з версійністю й правами доступу

Документ знаходиться за словом із тексту, а не за тим, хто й куди його поклав.

• Повнотекстовий пошук за реквізитами й за вмістом файлів
• Штрихкодування документів і пошук паперового оригіналу за штрихкодом
• Відбори за видом документа, контрагентом, відповідальним, станом і строками
• Збережені налаштування пошуку й списків
• Звіти про кількість документів, стан процесів і навантаження на працівників

Доступ до документа отримує той, кому він потрібен, і система пам’ятає, хто його відкривав.

• Повноваження, політики доступу та права на папки — підсумкові права є перетином усіх налаштувань
• Права за видами документів, підрозділами, грифами доступу й робочими групами
• Персональні налаштування доступу для окремого документа
• Протокол роботи користувачів: хто що відкривав, змінював, друкував
• Обмеження друку й вивантаження файлів
• Резервне копіювання й зберігання файлів у контрольованому місці

Погодження живе в документообігу, а облік — в обліковій програмі; людині не треба працювати у двох вікнах.

• Безшовна інтеграція з BAS ERP, «Комплексним управлінням підприємством» і «Бухгалтерією»
• Документ облікової системи — рахунок, договір, замовлення — відправляється на погодження одним натисканням
• Стан погодження видно в картці документа облікової системи
• Обмін довідниками: організації, підрозділи, контрагенти, фізичні особи
• Налаштування правил інтеграції для кожного виду документів
• Веб-сервіси для обміну з іншими системами

Філії можуть працювати у власних базах, а працівники — з будь-якого місця.

• Розподілена інформаційна база: підрозділи працюють у своїх базах із синхронізацією
• Веб-клієнт: робота через браузер без установлення програми
• Доступ із дому й у відрядженні
• Робота з поштою й задачами з мобільного пристрою
• Обмежений доступ для зовнішніх учасників погодження