BAS Управління торгівлею

Окремо компанія, з якою ви працюєте, і окремо юридичні особи, від імені яких вона підписує документи, — тому мережу магазинів чи холдинг видно як одне ціле.

• Партнер і контрагент розділені: одна компанія може працювати від кількох юридичних осіб
• Холдинги й торгові мережі: головний партнер і підлеглі магазини зі своїми адресами доставки
• Контроль дублів при введенні нового клієнта
• Контактні особи, їхні ролі та історія взаємодій
• Сегменти клієнтів, за якими призначаються ціни, знижки й умови продажу
• Один партнер може бути одночасно клієнтом і постачальником
• Взаєморозрахунки в розрізі договорів, замовлень або накладних — деталізація вибирається

Картка товару описує те, як він реально приходить і продається: в упаковках, за вагою, з розмірами й кольорами.

• Товари, послуги й роботи в одному довіднику з розділенням за видами номенклатури
• Характеристики — колір, розмір, модель — спільні для групи товарів або власні для кожного
• Додаткові реквізити й властивості, за якими потім аналізуються продажі
• Упаковки: приймання в коробках, продаж поштучно, перерахунок за коефіцієнтом
• Облік за серіями та строками придатності
• Штрихкоди, друк етикеток і цінників
• Аналоги товарів і контроль дублів у довіднику

Ціни рахуються за правилами, а не набираються вручну в кожному документі.

• Кілька типів цін: гуртова, дрібногуртова, дилерська, роздрібна
• Розрахунок ціни від ціни надходження з торговою націнкою або від іншого типу цін
• Цінові групи товарів і різні умови для різних груп клієнтів
• Ціни у валюті з перерахунком за курсом, зокрема автоматичним завантаженням курсів
• Затвердження нових цін перед тим, як вони почнуть діяти
• Заборона змінювати ціну в документі та продаж не нижче за визначений поріг
• Прайс-листи у зручному вигляді та вивантаження їх клієнтам

Умови акцій описуються в програмі — далі знижка застосовується сама, коли умова виконана.

• Автоматичні знижки за сумою покупки, обсягом, часом або складом замовлення
• Накопичувальні знижки за обсягом продажів за період
• Ручні знижки менеджера в межах, які дозволив керівник
• Акції на кшталт «три за ціною двох» і подарунок до покупки
• Бонусні бали: нарахування, списання, термін дії, нарахування до дня народження
• Картки лояльності й перехід на наступний рівень при досягненні порогу
• Подарункові сертифікати: продаж, оплата покупки, повернення

Умови роботи з клієнтом описуються один раз — і далі програма сама стежить, щоб їх дотримувалися.

• Типові угоди для сегмента клієнтів і індивідуальні — для окремого клієнта
• В угоді фіксуються тип цін, знижки, валюта, порядок оплати й графік платежів
• Кредитний ліміт і контроль простроченої заборгованості
• Заборона відвантаження клієнту, який вийшов за межі умов
• Договори з клієнтами й постачальниками з контролем строку дії
• Звіт про дотримання умов продажу

Усе, що відбувається до накладної: звернення, комерційні пропозиції, зустрічі й домовленості.

• Угоди з клієнтами з етапами, потенційною сумою й імовірністю успіху
• Типовий процес продажу, у якому програма підказує наступний крок
• Комерційні пропозиції, їх погодження з клієнтом і керівником
• Взаємодії: дзвінки, зустрічі, листи й нагадування менеджеру
• Причини програшу угод і аналіз того, на якому етапі клієнти відпадають
• Розділення клієнтів між менеджерами й обмеження видимості чужих клієнтів
• Розсилки клієнтам і оцінка результату маркетингових заходів

Замовлення — центр роботи менеджера: у ньому видно оплату, резерв, дату відвантаження й те, чого ще бракує.

• Резервування товару на складі під замовлення, зокрема на кілька складів
• Замовлення в рахунок майбутніх надходжень із розрахунком дати відвантаження
• Часткові оплати й графік платежів за замовленням
• Відвантаження за замовленням, зведена накладна за кількома замовленнями
• Відвантаження в кредит із контролем строків оплати
• Продаж товарів разом із послугами — наприклад, монтажем
• Коригування замовлення й перенесення залишку оплати на інше замовлення
• Замовлення від торгових представників і самообслуговування клієнтів за прайс-листом

Повернення оформлюється і тоді, коли відома накладна, і тоді, коли клієнт просто привіз товар назад.

• Повернення за конкретним документом відвантаження або за кількома документами
• Повернення без відомого документа реалізації — за поточними цінами
• Заявка на повернення із заміною зіпсованого товару на новий
• Повернення товару постачальнику, якщо причина в його якості
• Отримання коштів від постачальника за повернутий товар
• Аналіз причин повернень і кількості повернень за період

Замовлення постачальникам, ціни, строки й дисципліна поставок — з історією по кожному партнеру.

• Замовлення постачальникам із графіком оплати й планованою датою поставки
• Ціни постачальників і вибір найвигіднішого при формуванні замовлення
• Угоди з постачальниками: умови поставки, відстрочка платежу, регулярні поставки
• Поставки без попередніх замовлень і поставки за довгостроковою угодою
• Контроль виконання замовлень: недопоставки, зриви, причини скасування
• Статистика надійності постачальника, яка враховується в наступному замовленні
• Взаєморозрахунки з постачальниками й заявки на оплату за кількома документами

Комірник приймає товар фактично, менеджер оформлює документи — і програма зводить одне з одним.

• Приймання за розпорядженням, за супровідним документом або без документів
• Ордерна схема: складський ордер окремо від фінансового документа
• Акт про розбіжності, коли прийшло не те або не стільки
• Реєстрація браку при прийманні та після нього
• Продаж товару зниженої якості за окремою ціною
• Додаткові витрати — доставка, зберігання — у собівартості партії
• Облік «товару в дорозі» при переміщенні між складами

Від простого складу з одним приміщенням до адресного зберігання з комірками й робочими ділянками.

• Кілька складів і приміщень, гуртові склади й роздрібні магазини
• Ордерна схема приймання й відвантаження з розділенням ролей
• Адресне зберігання: області, комірки, правила розміщення й відбору
• Розміщення товару по комірках і пошук вільних комірок під партію
• Переміщення між складами із замовленням на переміщення
• Інвентаризація, перерахунок і списання розбіжностей
• Звіти про залишки на кожному складі й по підприємству загалом

Скільки товару тримати й коли замовляти — програма рахує за продажами, а не за відчуттям менеджера.

• Норми запасу: мінімальний і максимальний залишок, страховий запас
• Схеми забезпечення: закупівля в постачальника, переміщення з іншого складу, збирання
• Розрахунок потреби за продажами минулих періодів і сезонністю
• Формування замовлень постачальникам і на переміщення за розрахованою потребою
• Асортимент магазину й підтримання його на полиці
• Аналіз обіговості: що лежить без руху, а чого не вистачає

Плани задають рамку, у якій далі рахуються закупівлі.

• Плани продажів за номенклатурою, категоріями, складами й періодами
• Сценарії планування й порівняння плану з фактом
• Плани закупівель на підставі планів продажів і норм запасу
• Формування замовлень постачальникам за планом закупівель
• Планування з урахуванням сезонності
• Укрупнені плани по категоріях із розподілом на магазини

Магазини й кіоски працюють у тій самій базі, що й гурт: свої ціни, свій асортимент, своя виручка.

• Автоматизовані торгові точки з робочим місцем касира
• Віддалені точки, які звітують про продажі за період
• Роздрібні ціни, переоцінка з центрального офісу
• Підключення торгового обладнання: сканери, ваги, принтери етикеток, фіскальні реєстратори
• Приймання роздрібної виручки та операції з касою зміни
• Повернення покупцеві в ту саму зміну і в іншу зміну
• Заявки магазинів на поставку товару

І коли товар беруть на реалізацію, і коли віддають на реалізацію — з обох боків.

• Приймання товару від комітента й продаж комісійного товару
• Звіт комітенту про продані товари й оплата йому
• Передача товару комісіонеру на реалізацію
• Звіт комісіонера про продажі й залишки непроданого товару
• Повернення товару комісіонером і переоцінка залишків
• Звіти про залишки на реалізації та боржників серед комісіонерів

Кошти плануються наперед: спочатку заявка, потім платіж — і завжди видно, чим підприємство може розпоряджатися.

• Заявки на витрачання коштів і їх погодження
• Платіжний календар: що треба заплатити і що очікується від клієнтів
• Безготівкові та готівкові платежі, кілька кас і рахунків, валютні кошти
• Інкасація, конвертація валюти, переміщення коштів між касами й рахунками
• Розподіл однієї оплати по кількох накладних або замовленнях
• Контроль боргів: прострочена заборгованість, акти звірки, коригування боргу
• Взаємозалік і переведення боргу на іншу юридичну особу

Операції, які виходять за межі звичайної купівлі-продажу, але трапляються в кожного торгового підприємства.

• Збирання й розбирання комплектів, розрахунок потреби в комплектувальних
• Замовлення клієнта на комплект, якого ще немає на складі
• Імпортні поставки з обліком номерів митних декларацій і країни походження
• Послуги митного брокера та інші витрати, що лягають у собівартість
• Видача коштів під звіт і авансові звіти
• Витрати на відрядження, пальне й дрібні придбання
• Інші надходження й витрати, не пов’язані з торговими операціями

Керівник бачить не таблиці документів, а показники — і може провалитися з показника в документи.

• Продажі, валовий прибуток і рентабельність у розрізі товарів, клієнтів, менеджерів і регіонів
• Динаміка продажів за періодами й порівняння з планом
• Обіговість товарів і залишки на складах
• Закупівлі в розрізі постачальників і дисципліна поставок
• Рух грошових коштів і стан взаєморозрахунків
• Цільові показники керівника з допустимими межами й сигналами про відхилення
• Розсилання звітів за розкладом — щоб дивитися показники, не заходячи в програму

Кожен бачить своє, а бухгалтерія отримує готові документи замість повторного введення.

• Ролі користувачів: менеджер із продажів, закупівельник, комірник, касир, керівник
• Обмеження доступу за організаціями, складами, групами партнерів і менеджерами
• Кілька юридичних осіб і ФОП в одній базі
• Обмін даними з «BAS Бухгалтерія»: документи передаються, а не вводяться вдруге
• Налаштування правил синхронізації та вибіркове передавання даних
• Регламентований облік і звітність ведуться в бухгалтерській програмі