Спеціалізована програма для розрахунку заробітної плати й кадрового обліку — там, де зарплатний блок бухгалтерської програми вже не справляється: складні формули нарахувань, змінні графіки, великий штат і кілька юридичних осіб. Бухгалтерський облік лишається у вашій обліковій програмі — вона отримує з ЗУП готові проведення. Нижче — підсистеми, з яких складається програма.
Функціональні можливості
Налаштування обліку й зарплати
Правила підприємства задаються один раз — далі програма рахує за ними щомісяця.
- Склад нарахувань і утримань вмикається опціями: погодинна оплата, відрядний заробіток, нічні й понаднормові, відрядження, відгули, лікарняні, позики, подарунки
- Організаційна структура: підрозділи, посади, відповідальні особи
- Виробничий календар і графіки роботи — п’ятиденка, змінний, неповна ставка, підсумований облік часу
- Індексація заробітку вмикається й рахується автоматично
- Параметри розрахунку за організацією: строки виплати авансу й зарплати, відсотки доплат
- Введення початкових залишків по зарплаті й податках при переході з іншої програми
- Власні види нарахувань і утримань із формулами під ваші правила
Штатний розпис і планові нарахування
Посади, ставки й надбавки живуть у штатному розписі, а зміни в ньому переносяться на працівників.
- Позиції штатного розпису з окладом, кількістю ставок і переліком надбавок
- Зміна штатного розпису з певної дати — з історією, а не поверх попереднього
- Зміна планових нарахувань працівників прямо з документа зміни штатного розпису
- Надбавки в позиції — наприклад, за шкідливі умови праці відсотком від окладу
- Штатна розстановка: хто яку ставку займає й скільки лишилося вакантних
- Контроль фонду оплати праці за штатним розписом
Кадровий облік і договори ЦПХ
Кадрові події оформлюються наказами з друкованими формами, а історія по працівнику лишається в базі.
- Довідники «Фізичні особи» та «Співробітники» з особистими даними й документами
- Прийом на роботу: основне місце, внутрішнє й зовнішнє сумісництво, неповна ставка, графік роботи та перелік нарахувань
- Особливі категорії працівників: особи з інвалідністю — окрема категорія ЄСВ, пільги й спеціальні статуси
- Кадрові переведення, зміна оплати праці та інших умов
- Звільнення з компенсацією за невикористану відпустку
- Договори цивільно-правового характеру з актами виконаних робіт
- Особові картки, звіти про рух кадрів і склад працівників
Відпустки
Права на відпустку, залишки днів і графік ведуться в програмі, а відпускні рахуються за середнім заробітком.
- Види відпусток: основна, додаткові за стаж і умови праці, «чорнобильські», без збереження заробітку
- Початкові залишки днів при переході на програму та облік залишків далі
- Графік відпусток із друкованою формою
- Перенесення відпустки із заявою працівника
- Документ «Відпустка» з наказом за формою № П-3 і розрахунком за середнім заробітком
- Виплата відпускних у міжрозрахунковий період або разом із зарплатою
- Відгули: накопичені та використані, зокрема за роботу у вихідний день
Відрядження та інші відсутності
Кожна відсутність має свій документ, тож табель і розрахунок узгоджені між собою.
- Відрядження зі збереженням середнього заробітку, місцем призначення, підставою й метою
- Відсутність зі збереженням зарплати за окремим видом нарахування
- Прогул і неявка з нез’ясованої причини
- Робота у вихідний день із компенсацією відгулом або підвищеною оплатою
- Табель обліку робочого часу, який формується з графіків і відхилень
- Звіт «Відсутності співробітників» за будь-який період
Лікарняні й декретні
Лікарняний рахується за середньоденним заробітком і страховим стажем, із поділом на кошти підприємства та фонду.
- Лікарняний лист із причиною непрацездатності та страховим стажем працівника
- Поділ оплати: перші дні за рахунок підприємства, решта — за рахунок фонду
- Продовження хвороби, коли листка непрацездатності ще немає
- Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
- Відпустка по догляду за дитиною до трьох років і повернення з неї
- Виплата в міжрозрахунковий період окремою відомістю
Розрахунки з фондом соціального страхування
Документи для отримання коштів фонду й контроль того, що надійшло і кому виплачено.
- Заява-розрахунок у фонд, заповнюється за первинними документами місяця
- Статуси заяви: підготовлено, передано до фонду
- Підтвердження оплати заяви-розрахунку
- Підтвердження виплат за рахунок фонду
- Звіт «Розрахунки з фондами за допомогами» в розрізі працівників
- Контроль того, за які лікарняні кошти ще не надійшли
Міжрозрахункові нарахування та виплати
Усе, що виплачується не разом із зарплатою, має свій документ і одразу потрапляє в ПДФО, військовий збір і ЄСВ.
- Премії разові та річні, зокрема відсотком від заробітку за власною формулою
- Матеріальна допомога, у тому числі до відпустки
- Разові нарахування фіксованою сумою
- Нарахування за першу половину місяця (аванс) по всіх працівниках одним документом
- Доходи в натуральній формі з розрахунком податків і внесків
- Призи й подарунки працівникам із наказом про заохочення
- Виплати колишнім працівникам та інші доходи фізичних осіб, не пов’язані з оплатою праці
Розрахунок зарплати
Один документ збирає весь місяць: нарахування, індексацію, утримання, ПДФО, військовий збір і ЄСВ.
- Оклад по днях і по годинах, погодинна оплата за тарифом
- Відрядний заробіток: види робіт, розцінки та обсяги виконаних робіт
- Індексація заробітку окремим рядком розрахунку
- Нарахування за окремими документами — премії, лікарняні, відпустки — підтягуються в загальний розрахунок
- Перерахунки за минулі періоди й скасування виправлень
- Розрахунковий листок працівника формується з документа
- Утримання, ПДФО, позики та внески — на окремих закладках одного документа
Доплати за особливі умови роботи
Нічні, понаднормові, святкові й шкідливі умови реєструються документом і рахуються за відсотками підприємства.
- Робота понаднормово з наказом і підтвердженням згоди працівника
- Доплата за роботу в нічний час — власний відсоток у параметрах організації
- Робота у вихідні та святкові дні: підвищена оплата або відгул
- Надбавка за шкідливі умови праці відсотком від окладу
- Доплати за суміщення посад та інші надбавки зі складними формулами
- Власні показники розрахунку зарплати, які підставляються у формули
Утримання, аліменти й виконавчі листи
Утримання призначаються один раз і далі рахуються щомісяця в межах, дозволених законом.
- ПДФО і військовий збір, податкова соціальна пільга
- Аліменти й виконавчі документи: відсотком від заробітку або фіксованою сумою
- Отримувач утримання, період дії та відомості про дітей
- Друкована картка обліку виконавчого документа
- Профспілкові внески та інші добровільні утримання
- Звіт «Утримання із зарплати» за будь-який місяць
Позики працівникам
Договір позики, графік погашення й щомісячні утримання ведуться разом із зарплатою.
- Договір позики: сума, строк, відсоток, разова видача або частинами
- Ануїтетні або диференційовані платежі з друкованим графіком погашення
- Зміна умов договору — наприклад, відсоткової ставки — з певного місяця
- Погашення утриманням із зарплати на окремій закладці розрахунку
- Матеріальна вигода й податки з неї
- Звіт «Позики працівникам» із залишком боргу по кожному
Виплата зарплати
Відомості на виплату формуються з розрахунку — через касу, у банк або на картки зарплатного проєкту.
- Відомості на виплату: у касу, в банк, на картки, через роздавальника
- Зарплатний проєкт банку, номери карток працівників, файли для банку
- Виплата в міжрозрахунковий період: лікарняні, відпускні, премії
- Депонування невиплачених сум
- Компенсація за затримку виплати зарплати за індексами інфляції
- Звіт «Заборгованість по зарплаті» по підприємству і по кожному працівнику
- Касові й банківські документи на саму виплату оформлюються в обліковій програмі
Податки й внески із зарплати
ПДФО, військовий збір і ЄСВ рахуються разом із нарахуванням, а не окремою вправою наприкінці місяця.
- ПДФО з податковою соціальною пільгою
- Військовий збір
- ЄСВ, зокрема окремі категорії — наприклад, для осіб з інвалідністю
- Перерахунки податків за минулі періоди
- Об’єднана звітність з ЄСВ і ПДФО
- Подання звітності через FREDO Звіт
Відображення зарплати в обліку й обмін із бухгалтерією
Зарплата рахується тут, а проведення передаються у вашу облікову програму — без повторного введення.
- Способи відображення зарплати: рахунок витрат, підрозділ і стаття витрат для кожного нарахування
- Документ «Відображення зарплати у фінансовому обліку»
- Обмін із «BAS Бухгалтерія»: проведення передаються, довідники синхронізуються
- Резерв відпусток: нарахування оціночних зобов’язань нормативним методом, відсотком від фонду оплати праці
- Розподіл витрат на оплату праці за підрозділами й напрямками
- Звірка сум, переданих в облік, із розрахунком у ЗУП
Звітність із зарплати й кадрів
Готові звіти показують і суми, і причини, чому вони саме такі.
- Розрахункова відомість і розрахункові листки працівників
- Аналіз зарплати співробітникам помісячно
- Податки і внески (коротко), утримання із зарплати
- Заборгованість по зарплаті на будь-яку дату
- Історія зміни оплати праці
- Звіти по кадрах: рух кадрів, відсутності, графік відпусток, штатна розстановка
- Регламентована звітність із поданням через FREDO Звіт
Кілька організацій, права доступу й адміністрування
Одна база на всю групу компаній, і кожен бачить лише те, що йому належить.
- Кілька юридичних осіб і ФОП в одній базі зі спільними довідниками
- Своя облікова політика й свої строки виплати для кожної організації
- Ролі кадровика й розраховувача розділені, доступ до сум обмежується
- Обмеження доступу за організаціями й підрозділами
- Історія змін документів і протокол роботи користувачів
- Робота від невеликої компанії до підприємства з тисячами працівників
