Дистрибуція

Комплексна автоматизація BAS УТ, інтеграція e-Commerce та логістики для постачальника HoReCa «АС ТІМ»

Дистриб’ютор обладнання для HoReCa: доопрацювання BAS «Управління торгівлею», модуль «Нової Пошти», замовлення з Rozetka без дублікатів у довідниках, вивантаження залишків і цін для сайту, дилерів, Prom, Епіцентру та FTP, розпізнавання платежів «Приват24» та обмін із BAS Бухгалтерія.

Фото: АС ТІМ, astim.in.ua

Продукт: BAS Управління торгівлеюІнтеграція: BAS Бухгалтерія — правила обміну, «Нова Пошта» — ЕН, зворотна доставка, кабінет відправника, Rozetka — модуль 2.5.0.6 / 2.6.0.11, Prom, Епіцентр — XML-каталоги з цінами, «Приват24» — розпізнавання платежівФормати обміну: Сайт і дилерська мережа — JSON, XML, XLSX, Регулярний експорт залишків на FTPМетод доробки: Зовнішні обробки та друковані форми, Регламентні завдання й автоматичні розсилкиКатегорія робіт: Автоматизація e-commerce та маркетплейсів, Логістика та доставка

Про клієнта

«АС ТІМ» (astim.in.ua) — український дистриб’ютор і постачальник професійного обладнання, посуду та кухонного інвентарю для сегмента HoReCa: готелів, ресторанів і кафе, а також супутніх товарів для бізнесу. Компанія — ексклюзивний дистриб’ютор HENDI в Україні.

Продажі йдуть одразу кількома каналами: роздріб і гурт через власний сайт, маркетплейси Rozetka, Prom та Епіцентр, а також розгалужена мережа дилерів. Кожен канал чекає від облікової системи своїх даних у своєму форматі, тому основний обсяг робіт припав на обміни, вивантаження та логістику навколо BAS «Управління торгівлею».

Виклики проєкту

01Первинні документи під реальний процес продажу

Групове оформлення митних декларацій, статуси замовлень «Скасований» і «Контроль оплати», перерахунок цін у євро, швидкий пошук контрагента в електронній накладній.

02Логістика «Нової Пошти» всередині BAS

Перенесення модуля на поточну конфігурацію, вибір типу оплати, зворотна доставка з контролем оплати, пошук отримувача за телефоном і новий кабінет відправника.

03Маркетплейси без дублікатів у довідниках

Оновлений модуль Rozetka, автоматичне забезпечення замовлень із конкретного складу та прив’язка покупців контактними особами до одного партнера.

04Дані для сайту, дилерів і FTP

Залишки, ціни та товарні матриці у JSON, XML і XLSX для сайту, дилерської мережі, Prom, Rozetka та партнерських FTP-серверів — за розкладом, без ручного експорту.

05Банк, обмін з бухгалтерією та звітність

Розпізнавання платежів «Приват24» за номером замовлення, правила обміну BAS УТ — BAS Бухгалтерія, автоматичні звіти й розсилка актів звірки.

Виконані роботи та впроваджені рішення

Первинні документи BAS УТ

«Надходження товарів та послуг»: реалізовано групову вибірку документів у формі списку — «Митні декларації на імпорт» створюються автоматично одразу по всіх виділених позиціях.
«Замовлення клієнта»: вимкнено автоматичне встановлення прапорця «Відвантажувати однією датою», додано статус «Скасований», реалізовано автоматичний перерахунок цін, сум і знижок при виборі спеціалізованих видів цін («Роздрібна Євро»).
«Електронна накладна»: додано інтерактивне поле «Код ЄДРПОУ (для пошуку)» для швидкої ідентифікації контрагента-отримувача.
«Реалізація товарів та послуг»: закладка «Доставка» відображається постійно.
Допоміжні документи: додано статус «Контроль оплати», оптимізовано роботу з поверненнями, видатковими та прибутковими касовими ордерами — з виведенням номера замовлення, реалізації та часу друку.

Інтеграція з «Новою Поштою»

Модуль «Нова Пошта» повністю перенесено й адаптовано під поточну конфігурацію BAS УТ.
Додано вибір типу оплати («готівка / безготівка») та налаштовано зворотну доставку зі статусом «Контроль оплати».
Реалізовано пошук контактної особи отримувача за номером телефону безпосередньо під час оформлення електронної накладної.
Додано швидкий перехід до ЕН з форми бізнес-процесу «Завдання на відвантаження».
Підключено й налаштовано новий робочий кабінет «Нової Пошти».

Інтеграція з маркетплейсами

Встановлено та адаптовано оновлений модуль Rozetka (версії 2.5.0.6 та 2.6.0.11).
Під час імпорту замовлень автоматично заповнюється механізм забезпечення — «Відвантажити» або «До забезпечення».
У табличну частину документів підставляється конкретний фізичний склад («Основний») замість цільової групи складів.
Довідник контрагентів більше не засмічується: створення дублікатів заблоковано, нові покупці прив’язуються контактними особами до системного партнера «Розетка».

Вивантаження на сайт, для дилерів і на FTP

Обробка «Створити файл оновлення на сайт»: додано вивантаження залишків і товарних матриць у форматі JSON (ostatok, chekajem, wares).
Для дилерської мережі формуються дані у форматах XML та XLSX, а також окремий файл astimPrice_stock.xml.
Налаштовано детальний файл ostatokNew: курс євро, артикул, фактичний залишок, роздрібна ціна, спецціна та ціна in.ua.
Додано автоматичне формування XML-каталогу Prom_roz_epic_UAH зі спеціалізованими цінами категорії «Пром».
Розширено структуру XML даними номенклатури: підкатегорії, штрихкоди, Google-категорії, SEO-ключові слова, посилання на відео тощо.
Перероблено алгоритм файлу chekajem: розрахунок будується на регістрі «Графік надходження товарів» з відбором за замовленнями постачальникам і терміном до 30 днів.
Налаштовано автономні обробки регулярного експорту залишків на FTP-сервери (ostatok_hendi_ua, ostatok_rozetka).
Доопрацьовано обробку «Завантаження номенклатури з табличного документа»: автозаповнення цін, штрихкодів і кодів УКТЗЕД, створення документів реєстрації цін.

Банківські операції «Приват24»

Реалізовано вибір із переліку робочих банківських рахунків організації.
Якщо ЄДРПОУ платника немає в базі, автоматично підставляється системний контрагент «Невідомий партнер».
Додано аналіз призначення платежу: система знаходить замовлення за номером і сумою та проводить платіжний документ із прив’язкою відповідного партнера.

Обмін BAS УТ — BAS Бухгалтерія

У документах «Реалізація товарів і послуг» автоматично підставляється основний розрахунковий рахунок.
Реалізовано правило завантаження договорів покупців із типом взаєморозрахунків «По розрахункових документах».
Встановлено часові межі синхронізації змін: для реалізацій, рахунків і банківських документів — від 5 до 15 днів.
Скориговано розрахунок ПДВ у банківських виписках і прив’язку документів розрахунків до замовлень.

Звітність, розсилки та друковані форми

Звіт «Продажі по основному менеджеру клієнта»: групування складів у колонках, прив’язка до основного менеджера контрагента та обмеження прав доступу.
Налаштовано аналітичні звіти щодо активів і пасивів, валового прибутку, виконання замовлень постачальникам і повернень.
Звіт «Замовлення покупців АС ТІМ» формується автоматично щогодини й зберігається в мережевому каталозі.
Акти звірки розсилаються контрагентам автоматично щопонеділка.
Розроблено зовнішні друковані форми «Рахунок на оплату з факсиміле (без знижок)», «Видаткова накладна (Астім)» та «Прибуткова накладна».

Результати для клієнта

Кожен канал продажу отримує свої дані сам. Сайт, дилери, Rozetka, Prom, Епіцентр і партнерські FTP-сервери отримують залишки й ціни у потрібному їм форматі за розкладом — без ручних вивантажень і таблиць, зібраних напередодні.

Замовлення з маркетплейсу не потребує ручного доведення. Воно заходить у базу вже з механізмом забезпечення та конкретним складом, а довідник контрагентів не обростає дублікатами покупців.

Відправка «Новою Поштою» оформлюється з BAS. Отримувача знаходять за телефоном, тип оплати та зворотна доставка задаються в накладній, а до ЕН можна перейти прямо із завдання на відвантаження.

Оплати розносяться автоматично. Платежі з «Приват24» знаходять своє замовлення за номером і сумою та проводяться з прив’язкою до партнера — бухгалтерові лишаються тільки винятки.

Керівництво й контрагенти отримують звітність без запиту. Звіт про замовлення покупців оновлюється щогодини, а акти звірки щопонеділка йдуть контрагентам самі.