Виробництво, Дистрибуція

Впровадження BAS ERP, інтеграція з логістикою, мобільною торгівлею та EDI для кондитерської компанії «Солодкий Світ»

Виробник і дистрибутор кондитерських виробів під пʼятьма торговими марками: перехід на BAS ERP, інтеграція з «АНТ-Логістика», мобільною торгівлею, EDI та власними чат-ботами погодження.

Продукт: BAS ERP, BAS Роздрібна торгівляІнтеграція: АНТ-Логістика, КріанСТ, мобільна торгівля, EDIN, Telegram і WhatsApp, HTTP-сервісКатегорія робіт: Доопрацювання та супровід

Про клієнта

ТОВ «ДК “СОЛОДКИЙ СВІТ”» виробляє й розповсюджує кондитерські вироби під пʼятьма торговими марками — «МІ-МІ», «Бом-Бік», «NORSU», «PIONI» та «Філлер». В асортименті понад 200 позицій.

Компанія має два виробничі комплекси. Західний, у Калуші на Івано-Франківщині, випускає печиво, тістечка й торти. Центральний, у Кропивницькому, — халву, вафельну продукцію, наповнювачі, сиропи та глазурі.

Це подвійний бізнес в одній групі: власне виробництво й дистрибуція з торговими агентами, маршрутами доставки, роботою з торговельними мережами та власним роздробом. Кожна з цих ділянок має свої документи, свої строки й свої інтеграції — і всі вони мають сходитися в одному обліку.

Виклики проєкту

01Єдиної системи оперативного обліку не було

Оперативний облік, логістика та склад велися в одній системі, бухгалтерія — в іншій, а різницю зводили в Excel. Через це аналіз запізнювався, і рішення ухвалювалися за вчорашніми даними.

02Попередня система не витримувала масштабу

Понад 200 позицій, десятки маршрутів, агенти в полі й мережі з власними вимогами до документообігу.

03Доставка жила в окремій системі

Логістика планувалася в «АНТ-Логістика», відвантаження оформлялося в обліку, і звʼязку між ними не було.

04Агенти працюють у мобільному застосунку

Замовлення, повернення й готівка з поля мали потрапляти в систему без ручного перенесення.

05Мережі вимагають електронного документообігу

Замовлення, підтвердження й накладні у форматі EDI, із власними одиницями виміру на боці мережі.

06Погодження повернень ішли поштою й телефоном

Заявка від клієнта чекала на двох відповідальних, і ніхто не бачив, на кому вона стоїть.

07Собівартість на стику виробництва й дистрибуції

Випуск продукції, перепродаж і внутрішні передачі між організаціями в одному розрахунку.

Виконані роботи та впроваджені рішення

Перехід на BAS ERP

Перенесли дані з попередньої облікової системи: взаєморозрахунки з покупцями, залишки товарів з оцінкою за прибутковою ціною, актуальний зріз маршрутів. Перед запуском зачистили перенесене — незавершені задачі, помилкові позначки на вилучення.

Запуск проходив у супроводі на місці: перший і другий день експлуатації, далі окремі зустрічі по ділянках обліку — банк, транспорт, бухгалтерія.

Інтеграція з «АНТ-Логістика»

Від робочого прототипу обміну до доводки на реальних даних, а далі — усе, що з цього виросло.

Формування завдань на доставку зі складом дозакупки та водієм, отриманим із логістичної системи
Механізм «догрузки» у вже сформоване завдання
Заміна видаткових накладних замість замовлень клієнта при вивантаженні
Власні друковані форми до завдання на перевезення

Мобільна торгівля «КріанСТ»

Двосторонній обмін із застосунком торгових агентів.

Завантаження замовлень покупця, прибуткових касових ордерів і повернень від покупця
Вивантаження маршрутів та угод із клієнтами
Проведення реалізації онлайн із мобільного складу з коректними залишками
Знеособлення бази перед передачею розробникам застосунку: конфіденційні дані закрили, щоб підрядник працював на реальній структурі, але не на реальних контрагентах

Електронний документообіг із мережами

Налаштували обміни з EDIN: завантаження замовлень від мереж, вивантаження підтверджень і реалізацій. Найбільше уваги забрала конвертація одиниць виміру — у мереж вони свої.

Обмін із роздробом

Звʼязали BAS ERP із роздрібною базою: правила конвертації та реєстрації змін, міграція замовлень, автоматичне створення ордерів при переміщенні, перенесення номенклатури з випуску продукції.

Чат-боти погодження

Розібрали наявний процес погодження заявки на повернення й перенесли його в чат-бот.

Сповіщення з кнопками «Погодити» і «Скасувати»
Два послідовні погодження, адресовані виконавцям за ролями
Привʼязка повідомлення до конкретної задачі, щоб відповідь поверталася в потрібну заявку
Надсилання файлів командами через Telegram і WhatsApp

Планування й мотивація агентів

Побудували планування продажів агентами одразу в трьох розрізах: за групами товарів, за кількістю торгових точок і за відсотком простроченої заборгованості. Під нову схему мотивації агентів розробили окремий звіт.

Для роботи з торговими точками підключили карти Google і обробку координат відвідувань.

Інтеграція ззовні

Розробили HTTP-сервіс для створення контрагентів і торгових точок: зовнішні системи заводять їх напряму, без ручного дублювання в обліку.

Собівартість і закриття періоду

Налаштували розрахунок собівартості та інтеркампані, розробили обробку автоматичного закриття місяця з перенесенням відʼємних залишків.

Звітність

Звіт по оборотності з даними про способи забезпечення потреб
Звіт по собівартості з деталізацією оборотів за операціями
Звіт по відправленнях Новою поштою з контрагентами, оплатами й боргами
Звіти по дебіторській заборгованості
Бізнес-процеси обробки замовлення, довозки та повернення від клієнта

Інфраструктура

Розгортання сервера BAS і MSSQL, перенесення баз, підключення до сховищ конфігурацій, регламентне обслуговування та оновлення конфігурації.

Результати для клієнта

Виробництво, дистрибуція й роздріб — в одному обліку. Замовлення від агента, відвантаження, доставка й оплата простежуються одним ланцюгом.

Логістика й облік перестали бути двома світами. Завдання на доставку формується з даних обліку, а маршрут і водій приходять із логістичної системи.

Агент у полі працює в застосунку, а не в зошиті. Замовлення, готівка й повернення потрапляють у систему того ж дня.

Мережі обслуговуються електронно. Замовлення приходять через EDI, підтвердження й накладні йдуть у відповідь.

Погодження перестало губитися. Заявка на повернення йде двома етапами, і видно, на кому вона стоїть.

План і мотивація агентів рахуються в системі — за товарними групами, кількістю торгових точок і платіжною дисципліною.

Керівництво компанії відзначає прозорість операцій на підприємстві, скорочення часу на формування звітності та ухвалення рішень, появу механізму управління ресурсами й можливість оперативно аналізувати роботу з недобросовісними постачальниками.

Оцінка впровадження від замовника: відповідність потребам організації — 5 із 5, зручність роботи з програмою — 5 із 5, якість роботи партнера — 5 із 5. Компанія рекомендує BAS ERP для автоматизації великих торгово-промислових підприємств.