Торгівля

Комплексна автоматизація та оптимізація облікових процесів для мережі «Хольц»

Мережа салонів дверей і підлоги з франчайзингом по всій Україні: обмін центральної бази BAS УТ з базами франчайзі та BAS Бухгалтерія, фіскалізація часткових оплат і повернень через ПРРО, виписки «Приват24», контроль залишків і повернень, ролі доступу до кожної каси та складу.

Фото: Holz, holz.ua

Продукт: BAS Бухгалтерія ПРОФ, BAS Зарплата та Управління Персоналом, BAS Управління торгівлеюІнтеграція: Обмін центральної бази з базами франчайзі, Правила обміну BAS УТ — BAS Бухгалтерія, «Приват24» — виписки та розпізнавання платежівОбладнання: РРО, ПРРО «ВебЧек», платіжні терміналиМетод доробки: Ролі та групи доступу, Зовнішні звіти та друковані формиКатегорія робіт: Масштабування мережі та франчайзингу, Фіскалізація розрахункових операцій

Про клієнта

«Хольц» (holz.ua) — провідний постачальник дверей, підлогового покриття та супутніх товарів із власною роздрібною та франчайзинговою мережею салонів по всій Україні.

Облік мережі побудований на BAS «Управління торгівлею», BAS Бухгалтерія та ЗУП, а кожен франчайзі веде власну базу. Завданням проєкту було оптимізувати й масштабувати цю систему: налагодити обмін даними з франчайзі, інтегрувати касове обладнання та банківські сервіси й підлаштувати внутрішню логіку конфігурації під процеси компанії.

Виклики проєкту

01Обмін центральної бази з франчайзі

Синхронізація з регіональними базами (Луцьк, Черкаси, Кропивницький та інші): замовлення постачальнику з бази франчайзі мають ставати замовленням клієнта в центральній базі — разом зі складами, цінами, статусами та файлами.

02Каса, ПРРО та банк

Коректна фіскалізація часткових оплат, повернень і прибуткових касових ордерів без похибок заокруглення, завантаження виписок «Приват24» з розпізнаванням замовлень.

03Залишки, резерви та повернення

Повернення лише на склад відвантаження, коректна робота «Вільних залишків» при коригуванні та скасуванні, автоматичні ціни в замовленнях постачальникам.

04Права доступу в мережі салонів

Окремі ролі для директорів, менеджерів, касирів і складу — з доступом до конкретних кас, складів і підрозділів та захистом від некоректних змін.

05Звітність і документи

Контроль заборгованості за невідвантаженими замовленнями, маржинальність, порівняння періодів, звірка ПДВ і друковані форми з автоматичним підтягуванням відповідальних осіб.

Виконані роботи та впроваджені рішення

Обмін даними: BAS УТ — бази франчайзі — BAS Бухгалтерія

Масштабований обмін із франчайзі: розроблено та впроваджено синхронізацію центральної бази з регіональними базами франчайзі (Луцьк, Черкаси, Кропивницький тощо).
Спеціальні правила трансформації: замовлення постачальнику з баз франчайзі перетворюються на замовлення клієнта в центральній базі, синхронізацію складів, цін і статусів.
Наскрізний обмін файлами та реквізитами: між базами переносяться приєднані файли, додаткові реквізити, дані про посередників та оригінальні номери замовлень.
Обмін із бухгалтерією: налаштовано автоматичну підставку рахунків обліку й податкових аналітик (ЄСВ, ПДФО, ВЗ, ПДВ) та правильний розрахунок цін зі знижками під час вивантаження рахунків.

Торгове обладнання, ПРРО та банківські сервіси

Касові операції (РРО, ПРРО, «ВебЧек»): налаштовано коректну фіскалізацію часткових оплат, повернень товарів і розрахунків за прибутковими касовими ордерами. На чеки та друковані форми виводяться дані термінала, решта та QR-коди.
Похибки заокруглення: оптимізовано алгоритм розбиття платежів, щоб часткові оплати не давали розбіжностей у копійках.
Модуль «Приват24»: доопрацьовано автоматичне завантаження банківських виписок, розпізнавання замовлень і контрагентів за сумою або призначенням платежу та автоматичне створення списань із банківського рахунку.

Складський облік, резервування та собівартість

Повернення: товар можна повернути клієнту лише на склад відвантаження — перевірка йде по складах у табличній частині реалізації, а не тільки в шапці документа.
Резерви та доступність: відновлено й підлаштовано роботу регістру «Вільні залишки» при коригуванні призначення товарів, скасуванні позицій і поверненнях.
Ціни та постачання: реалізовано автоматичний розрахунок і встановлення цін у замовленнях постачальникам, перероблено порядок заповнення постачальників на основі замовлень клієнтів.

Права доступу та захист від помилок

Рольова модель: створено персоналізовані ролі та групи доступу для директорів, менеджерів, касирів і складських працівників — з деталізацією до конкретних кас, складів і підрозділів.
Захист від некоректних дій: заблоковано редагування замовлень, за якими вже є пов’язані замовлення постачальнику, обмежено редагування статей доходів і витрат, додано контроль відповідності організацій в оферті та документі.

Звітність і друковані форми

Аналітичні звіти: розроблено й адаптовано звіти для моніторингу заборгованості за невідвантаженими замовленнями, аналізу маржинальності, порівняння продажів з аналогічними періодами, перевірки собівартості та звірки ПДВ.
Друк документів: оновлено та створено зовнішні друковані форми рахунків, видаткових накладних, актів наданих послуг і договорів з автоматичним підтягуванням відповідальних осіб і динамічним форматуванням.

Результати для клієнта

Стійка екосистема обліку для всієї мережі. Центральна база, бази франчайзі, бухгалтерія та зарплата працюють як одна система, а не як набір окремих програм.

Менше ручного введення в роботі з франчайзі. Замовлення франчайзі потрапляє в центральну базу саме — разом зі складами, цінами, статусами, файлами та оригінальним номером.

Без помилок при відвантаженнях і поверненнях. Прозорий контроль залишків і резервів та перевірка складу повернення прибрали розбіжності, які раніше доводилося виправляти вручну.

Швидше обслуговування покупців. Глибока інтеграція з ПРРО та банком: часткові оплати й повернення фіскалізуються коректно, а оплати з «Приват24» самі знаходять своє замовлення.