Доволі часто користувачі конфігурації BAS Бухгалтерія звертаються із питанням правильного відображення нарахування і виплати відпускних. У даній статті переглянемо основні принципи відображення таких господарських операцій у програмі.
Перш за все, варто зазначити, що нарахування відпускних може відбуватися із використанням резерву та без. Таке налаштування визначається для кожної організації, по яких ведеться облік в програмі, окремо у настройках обліку зарплати (Зарплата і кадри – Довідники та настройки – Настройки обліку зарплати).
Розглянемо спершу механізм нарахування відпускних у випадку, коли організація не застосовує резерви, а нарахування одразу ж відображаються на витратних рахунках.
Для нарахування оплати основної щорічної відпустки в плані видів розрахунку Нарахування (Зарплата і кадри - Довідники та настройки) призначений наперед визначений вид нарахування Оплата відпустки.
Нарахування відпустки (як і будь-який інший вид нарахування) може відображатися в бухгалтерському обліку стандартно як зазначено для конкретного співробітника (у картці співробітника на вкладці облік витрат) або ж для нарахування можна призначити спеціальний спосіб відображення (в такому випадку буде діяти саме той спосіб, який зазначено у нарахуванні і для всіх співробітників організації він буде ідентичним; діятиме таке правило тільки для даного нарахування, для решти – застосовуватиметься той спосіб відображення, котрий вказано у картці співробітника або ж у виді іншого нарахування).
Розглянемо приклад: в організації працює два співробітника. Абдулов Ю. В. у вересні взяв основну щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 21 вересня. За вересень розмір відпускних становить 3000 грн, а жовтень – 1200 грн.
Розрахунок заробітної плати та нарахування відпускних виконується документом Нарахування зарплати (Зарплата і кадри - Зарплата). Автоматичне заповнення і розрахунок документа за всіма плановими нарахуваннями співробітників виконується за допомогою кнопки Заповнити. Обов'язково необхідно для працівника, який перебуває у відпустці змінити дату початку та дату закінчення на ті дні, які фактично відпрацьовані.
Для відображення нарахування відпускних в документі необхідно:
- вручну додати рядки і вказати співробітника, якому нараховуються відпускні, а також заповнити інформацію про підрозділ і посаду співробітника (зручно зробити це копіюванням, тоді всі дані заповняться автоматично)
- в колонці «Нарахування» вказати вид розрахунку «Оплата відпустки»
- в колонці «Розмір» вказати суму відпускних з розбивкою за періодами нарахувань, в колонках «Дата початку» і «Дата закінчення» вказати періоди перебування співробітника в щорічній відпустці (для того, щоб відповідні дані вірно відобразились у регламентованих звітах)
- виконати перерахунок податків і зборів за допомогою кнопки «Перерахувати»
Провівши документ можемо переглянути кореспонденції по відображенню операції на рахунках бухгалтерського обліку.
Проаналізувати інформацію стосовно нарахування і виплати відпускних можна за допомогою звітів (Зарплата і кадри – Зарплата – Звіти по зарплаті).
Оскільки нарахування відпускних було здійснено в розрізі відповідних місяців перебування у відпустці, то дані у звіті з ЄСВ автоматично заповнились вірною інформацією.
Тепер переглянемо принцип виплати відпускних. Звичайно, що виплата відпускних відбувається завчасно до моменту фактичного нарахування. Для цього необхідно створити відомість в банк (чи касу) та обрати відповідний вид виплати. Такий вид виплати необхідно створити користувачу вручну (Зарплата і кадри – Довідники та настройки – Види виплат). Створюємо окремий вид виплати Відпускні і вказуємо:
- необхідність розраховувати податки і внески – проставляємо відмітку Розрахунок ПДФО і ЄСВ
- список видів розрахунку для виплати – зазначаємо вид нарахування Оплата відпустки
Оскільки до виплати відпускних їх ще не було нараховано, то заповнити табличну частину вкладки Виплата зарплати доведеться вручну.
Після цього натискаємо кнопку Розрахувати, таким чином, розрахуються усі податки та внески на відповідних вкладках документу.
Тепер розглянемо ситуацію, якщо організація використовує резерви відпусток. В такому випадку в настройках обліку зарплати необхідно проставити ознаку використання резерву відпусток та зазначити коефіцієнт резерву. При використанні резерву відпусток варто пам’ятати, що в програмі не реалізовано контроль нарахованого резерву відпусток та його перевищення. Для того щоб сума нарахування за рахунок резерву не перевищувала суму резерву, можна встановити коефіцієнт використання резерву. Значення даного коефіцієнта може бути в діапазоні 0-1. Якщо значення коефіцієнту менше 1, то сума нарахування за рахунок резерву буде в межах величини коефіцієнта, а на перевищення будуть нараховуватися витрати. Якщо значення коефіцієнта рівне 0, то це означає, що резерв відпусток не використовується, якщо рівне 1 то вся сума нарахування відпускних відображається за рахунок резерву.
Механізм нарахування резерву відпусток в програмі не реалізовано, тому для цього використовується документ Операції, введені вручну.
Нарахування відпускних за рахунок резерву відбувається аналогічно документом Нарахування зарплати. Послідовність введення даних є ідентичною. Єдине, що змінюється – кореспонденції. При використанні резерву, частина відпускних, а також внесків ФОП також нараховуються і відображаються за рахунок резерву пропорційно до встановленого коефіцієнту
Перевіримо правильність розрахунку і відображення:
· загальна сума відпускних нарахованих за рахунок резерву становить: 4200 грн. х 0,7 (коефіцієнт) = 2940 грн.
· сума ЄСВ ФОП нарахована за рахунок резерву
за вересень: 3000 грн. х 0,22 х 0,7 = 462 грн.
за жовтень: 1200 грн. х 0,22 х 0,7 = 184,80 грн.
