Вхідні дані:
- Основний напрямок діяльності – реалізація косметики
- Ведення обліку у хмарній програмі
Проблеми замовника:
-
Відсутність ідентифікованих продаж
Ручна система обліку мотивації
Викривлені фінансові результати, проблеми аналізу доходів від реалізації та собівартості продаж
Відсутність обліку грошових коштів, інших витрат
Довгий аналіз даних для формування замовлень постачальникам
Неможливість запровадження бонусної системи через програмні обмеження
Неавтоматизований процес встановлення цін
Ускладнений облік інших операцій: надходжень товарів, комплектацій, продаж наборів товарів, сертифікатів, тощо.
Потреби замовника:
-
Інтеграція бонусної системи за допомогою використання чат-ботів у месенджерах
Зручна та гнучка система знижок
Спрощення механізму відображення господарських операцій, реєстрація усіх процесів
Оптимізація формування замовлень постачальникам
Забезпечення керівництва достовірною інформацією про фінансовий стан діяльності
Оцінка клієнтами обслуговування
Етапи впровадження:
-
Аналіз бізнес-процесів замовника, обговорення проблем та потреб клієнта їх фіксація та формулювання
Перенесення нормативно-довідкової інформації
Моделювання усіх процесів у демо-базі, налаштування знижок, тестування типових операцій
Навчання керівництва, демонстрація використання типових документів та звітів, постановка технічних завдань на доробку
Внесення змін у програму
Навчання продавців та керуючих магазинами (по відображення прийому товару, друку етикеток, переміщенні товару, робота з розділом продажі, формування звітів, касові операції, комплектація товарів, тощо)
Перенесення залишків та фактична робота в програмі
Інші зміни та доробки в процесі роботи, налаштування управлінських звітів, закриття місяця та аналіз результатів діяльності
Результати:
Інтегровано чат-бот у месенджерах телеграм та вайбер. Даний механізм дозволяє реалізувати одразу велику кількість функцій, а саме:
-
Запровадити систему онлайн-картки – постійний доступ клієнта до картки, відсутність потреби та економія на фізичних картках лояльності
Самостійна реєстрація клієнтом, що призводить до генерування нового партнера, заповнення основних реквізитів про клієнта, необхідних замовнику (ім’я, стать, тип клієнта, місто проживання) та контактної інформації, створення бонусної картки, якщо клієнт був занесений у базу раніше і бонусна картка присвоєна, то за допомогою чат-боту можна здійснити привз’язку до уже створеного партнера по номеру телефона;
Перегляд клієнтом накопиченої суми продаж, суми, що необхідна для збільшення % бонусів, невикористаної суми бонусів;
Анкетування клієнтів: після здійснення покупки, при проведенні чеку ККМ в чат-бот приходить опитування щодо рівня якості обслуговування
Повідомлення клієнта про персональні знижки (залежно від заповнених даних про тип клієнта)
Реалізовано бонусну систему лояльності. Налаштовано автоматичні знижки, в тому числі складні знижки: подарунок при виконанні певних умов, спеціальна ціна. Також, налаштовано тип знижки Видача повідомлення, щоб продавці нагадували клієнтам про відповідні знижки, при покупках близьких, але недостатніх до затребуваних умов. Оскільки за однією касою працює велика кількість продавців, щоб кожна реалізація була ідентифікованою, налаштовано механізм автоматичного блокування РМК при пробитті попереднього чеку. Щоб авторизуватись продавцю необхідно зчитати свій унікальний штрих-код. В УТ стандартно можна повернути товар тільки на ту касу ККМ, з якої було здійснено продаж. Тому було внесено зміни в конфігурації для можливості повернення товару проданого з будь-якої каси ККМ. Також для пришвидшення роботи консультантів у підборі товарів в РМК додано виведення залишку номенклатури на інших магазинах. Аналогічну доробку зроблено і для загального переліку номенклатури, а також виведення роздрібної ціни. Оскільки компанія здійснює інтернет продажі, то такі реалізації відображаються відокремлено спеціальним документом Реалізація товарів та послуг. Проте типовий механізм не дозволяє використовувати нарахування та розрахунок бонусних балів. Тому здійснено доробку бонусної системи до даного документу. Виводиться залишок бонусних балів, бонуси, які нараховуються за покупку, а також за частину вартості покупки можна одразу розрахуватися бонусами. Додано механізм розрахунку подарунковими сертифікатами на основі Реалізації товарів та послуг. Для цього розроблений окремий документ Оплата подарунковими сертифікатами. Інтегровано автоматичну зміну поточного стану повністю погашеного подарункового сертифікату на не активований. Типово у програмі сертифікати необхідно після повного погашення активувати вручну, але для уникнення ручної роботи та людської похибки даний процес було дроблено.
Розроблено документ Табель обліку робочого часу по продавцях та звіт до нього для фіксації фактично відпрацьованого часу працівниками.
Для пришвидшення формування замовлення товарів було дороблено стандартизовані друковані форми, під вимоги конкретного постачальника. Окрім того, для спрощення процесу наповнення замовлення було удосконалено табличну частину підбору товарів у замовлення постачальнику: додано аналіз продаж за вибраний період (сума та кількість продаж). Також розроблено звіт для аналізу продаж за період та залишків на складах, для ручних замовлень. Для мотивації продавців та пришвидшення продажу неходового асортименту товару використовується нарахування балів для продавців за продаж окремих груп товарів. Раніше таку систему здійснювали вручну в Екселі, проте впровадження УТ на основі доробки дозволило автоматизувати облік даного процесу. Додано регістр, в котрому фіксується кількість балів, яка нараховується за продаж певного товару та період нарахування балів, а також звіт, за допомогою якого результативні дані групуються. За допомогою типових механізмів спрощено певні операції клієнта, а саме:
- Формування набору товарів, раніше кожен набір продавався як окремі позиції - Виготовлення розливної продукції за допомогою використання документу Збирання товарів та автоматичний розрахунок їх собівартості - Облік інших витрат, витрат по касі
- Облік техніки переданої в ремонт
Також налаштовано звіти для аналізу стану розрахунків з постачальниками, покупцями, аналіз рентабельності оптових і роздрібних реалізацій, фінансових результатів, нарахованих бонусних балів, тощо.