Впровадження управлінського обліку в мережі магазинів взуття "Львів'янка"

Вхідні дані:

• Основний напрямок діяльності – реалізація взуття (придбаного та отриманого на комісію)
• Ведення обліку в програмі Торгівля 7.7

Проблеми замовника:

Ускладнений процес відображення продавцем реалізації товару роздрібному покупцю
Відсутність системи різноманітних додаткових знижок, що зменшує варіативність маркетингової політики
Неможливість ведення в програмі розрахунків по еквайрингу
Відсутність звітів та постійна потреба у їх доробці
Викривлені фінансові результати
Неможливість впровадження нової карткової системи через програмні обмеження
Дублювання довідників: контрагентів та позицій номенклатури
Ручний механізм встановлення цін
Створення та друк етикеток та цінників вручну за допомогою Excel

Потреби замовника:

Оптимізація нормативно-довідкової інформації і розмірів бази
Спрощення механізму відображення роздрібних продаж та пришвидшення процесу обслуговування клієнтів
Зручна та гнучка система знижок
Усунення браку даних в єдиному інформаційному полі та багаторазового дублювання інформації
Підвищення достовірності обліку та забезпечення управлінського персоналу верифікованою інформацією про результати діяльності та фінансовий стан компанії
Усунення людського фактору при формуванні та встановленні цін
Оптимізація закупівель та асортименту товарів у роздрібних точках
Контроль за виконанням замовлень постачальникам
Впровадження нової дисконтної системи за використання чат-ботів у месенджерах
Автоматичне створення етикеток та цінників за шаблонами

Рішення:

Проаналізувавши основні бізнес-процеси та потреби компанії-замовника, а також враховуючи обсяги продаж та завантаженість роботи, було обрано для автоматизації бізнесу конфігурацію Управління торгівлею, оскільки саме дана система зможе покрити на 70 % потреби замовника типовим механізмом. А для повного і своєчасного вирішення основних завдань замовника, одразу ж до початку впровадження, було реалізовано усі необхідні доробки функціоналу програми.

Процес автоматизації ми впроваджували поетапно:

ознайомлення із бізнес-процесами замовника, детальне вивченням потреб та аналіз необхідних доробок
фактичне доопрацювання типового механізму під потреби та особливості компанії-замовника з урахуванням усіх сучасних вимог
навчання працівників складу (по відображення прийому товару, друку етикеток, переміщенні та інвентаризації товару), продавців магазину (по роботі з розділом продажі, формування звітів для перегляду залишків, переміщення товарів, інвентаризація), а також управлінського персоналу (аналіз результатів діяльності)
фактичне впровадження, спершу на 2-х магазинах, а через тиждень – на всіх, оскільки мережа включає в себе більше 20-ти роздрібних точок

Результати:

Наявну нормативно-довідкову інформацію, яка була занесена у стару програму нами було завантажено у конфігурацію Управління торгівлею, при цьому її було оптимізовано, тобто вилучено усі дублі контрагентів. Також для зменшення обсягу номенклатурних позицій (адже всі розміри однієї позиції раніше обліковувались як окрема картка номенклатури) розміри було вирішено використовувати як характеристику номенклатури. Таким чином в рази було зменшено наповнення довідника, що дозволило не тільки оптимізувати довідник номенклатури, але й зменшити обсяги і розміри бази.


Раніше політика ціноутворення була повністю ручною та залежала від людського фактору, оскільки ціни на позиції номенклатури встановлювались працівниками складу, що часто призводило до неточностей та механічних помилок. Таку проблему було усунено завдяки стандартному механізму ціноутворення (видів цін, цінових груп). Спершу створюється відповідний єдиний вид роздрібної ціни і задається формула її розрахунку відповідно до цінової групи. Цінові групи та відсоток націнки створюється наперед тільки тими користувачами, які мають доступ до такої інформації. І вже в картці номенклатури визначається, до якої цінової групи належить даний товар. Встановлення роздрібних цін здійснюється користувачами, котрим надано відповідні функціональні права за допомогою обробки встановлення цін номенклатури, що автоматично розраховує ціни.

Розширити маркетинговий потенціал компанії-замовника та задовільнити потребу у варіативності системи знижок допоміг функціональний блок знижок, що присутній у конфігурації Управління торгівлею. За допомогою типового функціоналу можна налаштувати різноманітні комбінації дій знижок на певний термін чи певний магазин, чи за виконання встановлених умов, а також на конкретний сегмент номенклатури чи товари за відбором, тощо. Це дозволило компанії-замовнику реалізувати гнучку систему акцій, що дозволяє зберегти лояльність клієнтів та лідируючі позиції в умовах конкуренції ринкового середовища.

Окрім того, нашими спеціалістами, було розроблено нестандартний вид знижки на кожен другий товар в чеку відповідно до побажань компанії-замовника.

Для спрощення та пришвидшення процесу інвентаризації товару на складах та його переміщення на роздрібні магазини, було створено спеціальне робоче місце складського працівника, що дозволяє виключити можливість внесення помилкових даних та забезпечити прозорий процес здійснення інвентаризації та усунення ручних коригувань працівниками.

Обмежені можливості застарілого функціоналу бази, в якій раніше вівся облік не дозволяли пришвидшити процеси реєстрації продаж. Продавцям необхідно було створювати окремі документи для фіксації факту реалізації товару роздрібним покупцям (Видаткові накладні), а також на їх основі заносити Прибуткові касові ордери для відображення факту оплати за товар. Така система, звичайно, не відповідає сучасним вимогам ведення бізнесу, а сам процес обслуговування покупців був у зв’язку з цим довготривалим, що звичайно негативно впливало на взаємовідносини з клієнтами. Вирішено дану проблему за допомогою типового функціоналу конфігурації – робочого місця касира (РМК) – обробки, яка допомагає реєструвати роздрібні продажі, оперативно переглядати залишки товару на магазині, фіксувати оплату від покупця (готівкою, карткою чи змішану).

В конфігурації Управління торгівлею реалізовано можливість друку етикеток та цінників за шаблонами. Тобто користувач запросто самостійно може налаштувати відповідні різноманітні шаблони за власними потребами та вивести ті реквізити, які необхідно представити на друкованій формі. 

Процес планування закупівель товару у постачальників був трудомістким, оскільки до автоматизації вівся вручну в Excel. Окрім того, важко було отримати єдину підсумкову інформацію, щоб відображала усі заплановані поставки товару та заплановані терміни поступлення, а також оплат постачальнику. Вирішено дану проблему за допомогою використання документу Замовлення постачальнику, що призначений для відображення попередньої домовленості про умови і строки поставки, номенклатури, що купується у постачальника, а також порядок і строки його оплати. В якості інструменту організації процесу купівель він дозволяє контролювати виконання не тільки товарних зобов'язань постачальника, але і власних фінансових зобов'язань.

Окрім того, компанія-замовник реалізує не тільки придбаний товар, але й товар отриманий за договором комісії. Раніше такі операції було складно відображати у програмі, скільки у ній такий функціонал був відсутній, що утруднювало процес роботи, а також аналізу взаєморозрахунків з комітентами і залишків товарів прийнятих на комісію. Механізми конфігурації Управління торгівлею дозволяють відображати такі операції типовими документами, а також отримати усю необхідну інформацію стосовно розрахунків та залишку товарів використовуючи вбудовані звіти.

Також завдяки впровадженню, було усунено проблему аналізу фінансового стану компанії та результативності діяльності, оскільки програма містить чималу кількість стандартних звітів, що дозволяють управлінському персоналу та керівництву повністю задовільнити інформаційні потреби стосовного даного блоку. Більше того, механізм розрахунку собівартості дозволив отримати достовірні дані даного показника.

Отже, завдяки реалізації проекту автоматизації на базі конфігурації Управління торгівлею, компанія-замовник отримала сучасну управлінську систему, адаптовану під власні потреби та впроваджену у всіх роздрібних магазинах. Окрім того, у керівництва компанії з’явилась у розпорядженні уся управлінська інформація, необхідна для налізу діяльності та своєчасного реагування в умовах адаптивного середовища. На даному етапі просувається продовження вдосконалення автоматизації. Зараз розробляється система дисконтних знижок за використанням чат-ботів у месенджерах.