Під час першочергового аудиту було виявлено, що відсутня чітка архітектура корпоративної системи. Виявлено суттєві, на наш погляд, помилки при побудові корпоративної інформаційної системи в цілому і при запуску першого магазину зокрема. наприклад,:
- для мережі магазинів заплановано використання єдиної бази даних побудованої на конфігурації Управління торгівлею, що при заявленій кількості чеків призведе в якийсь момент до повної зупинки мережі.
- для реєстрації продажів в магазині використовується віддалене підключення до офісного сервера при відсутності резервування інтернет каналів зв'язку.
Формат проведення проекту.
1. Передпроектний аналіз і формалізація вимог до системи.Затвердження плану графіка робіт.
2. Придбання необхідного ПО.
3. Розробка ТЗ на внесення первинних змін в типові конфігурації відповідно до вимог. Роботи з програмування.
4. Налаштування обміну даними УТ(Управління торгівлею) - Роздріб.
5. Розгортання центральної бази Роздріб і бази магазину. Підключення і налаштування торгового обладнання в базі магазину Роздріб. Підготовка і перехід в першому магазині до роботи на конфігурації Роздріб.
6. Початкове навчання користувачів в першому магазині і перехід на роботу в конфігурацію Роздріб.
7. Обробка висновків, отриманих при впровадженні на першому магазині. Перегляд, при необхідності, архітектури КІС. Розробка ТЗ на внесення змін (модифікацію) окремих підсистем відповідно до нових вимог. Доопрацювання фронт офісної системи під вимоги інвесторів.
8. Масштабування Роздрібу - впровадження на наступних магазинах, консультаційна підтримка на етапі впровадження.
9. Впровадження повноцінного оперативного і регламентного обліку в бекофісі (конфігурація УТ і конфігурація Бухгалтерія), визначення списку операцій, що вносяться до УТ і що вносяться в Бухгалтерію. Налаштування обміну даними Бухгалтерія-УТ.
10. Впровадження обліку оперативної та регламентної Зарплати і обліку кадрів.
11. Післяпроектний супровід.
Архітектура корпоративної системи
Для побудови корпоративної інформаційної системи (КІС) використали такі типові рішень на платформі BAS1. Роздріб
Фронт з обліку продажів, підтвердження надходжень на торговому майданчику. Окрема база для кожної торгової площадки + центральна база Роздробу. Між центральної Роздробу і базами магазинів використовується обмін для розподілених баз даних. Обмін виконується автоматично з певним інтервалом.
2. Управління торгівлею
Автоматизація операційної діяльності мережі магазинів: облік взаєморозрахунків, облік запасів, облік замовлень, управління ціноутворенням, управління системою лояльності і т.д. Одна база даних + обмін з центральною базою Роздробу і базою Бухгалтерії.
3. Бухгалтерія
Організація регламентного обліку юридичної особи.
4. Зарплата і управління персоналом
Автоматизація розрахунку оперативної і регламентної ЗП.
Всі інформаційні бази даних повинні використовувати клієнт-серверний формат.
Що було реалізовано на даному проеті:
Після поглибленого знайомства зі специфікою роботи бренду MINISO та обговорення завдань фахівці компанії Софтекс виконали комплексне впровадження продуктів «Управління торгівлею», «Бухгалтерія», «Зарплата і Управління Персоналом» і «Роздріб» для вирішення завдань торгового, виробничого, бухгалтерського та кадрового обліку, які охопили такі ділянки обліку і управління оптово-роздрібною торгівлею:
-
управління відносинами з клієнтами, реалізація товарів і послуг контрагенту;
управління переміщеннями товарів між магазинами, внутрішніми складами магазинів, магазинами-франчайзі і складами компанії;
управління ціновою політикою - розрахунок собівартості і формування роздрібних цін;
управління складськими запасами: управління асортиментом за групами номенклатури, формування переміщень, реалізації та надходження товарів на склади з використанням ордерних схем;
кадровий облік і розрахунок заробітної платні співробітникам;
бухгалтерський і податковий облік;
Фахівці компанії Софтекс здійснили дослідження логістики та обліку товару на складі; для організації раціональної системи зберігання налагодили процеси складського обліку товару за місцями зберігання; оптимізували інтерфейс для роботи з відбором товару під спеціалізовані термінали збору даних замовника. Завдяки реалізованим механізмам управління запасами, компанія «Мінісо /Україна/» може здійснювати своєчасний контроль залишків товарів на центральному складі і в магазинах; після впровадження системи адресного зберігання швидкість обробки замовлень збільшилася до 10 разів.З метою оперативного отримання звітів для аналізу та моніторингу ефективності торговельної діяльності підприємства у різних розрізах управлінського обліку, в процесі впровадження був розроблений регламент ведення обліку господарських операцій з урахуванням специфіки діяльності підприємства і розроблена спеціалізована система обліку запасів в конфігурації «Бухгалтерія» в сумовому форматі.
При впровадженні програмних продуктів також необхідно було враховувати, що у компанії MINISO є своя франчайзингова модель роботи; програмні продукти доопрацьовані таким чином, що компанія MINISO і сторонні юридичні особи - франчайзі працюють в єдиній розподіленій інформаційній базі даних, при цьому кожен франчайзі обмінюється даними зі своїм бек-офісом окремо. Це дозволяє керівництву компанії MINISO оперативно отримувати дані про продажі і переміщення товарів та забезпечувати високу ефективність процесів управління продажами і складом; фахівці внесли доопрацювання до типового функціоналу, завдяки чому вдалося оптимізувати робочий час співробітників на всіх етапах роботи. Спеціалізовані звіти, розроблені фахівцями компанії Софтекс, дозволили підтримувати повний асортимент в магазинах, своєчасно і точно прогнозувати потребу в поповненні запасів і оперативно змінювати ціни на групи товарів. На даний момент компанія MINISO розглядає можливість перенесення управління замовленнями в систему 1С:Підприємство.
Впровадження програмного рішення на конфігурації «Роздріб» для автоматизації процесів роздрібного магазину дозволило ефективно впоратися з такими завданнями, як оперативне управління товарами в магазині, контроль продажів і роботи співробітників, оцінка ефективності роботи магазину; внесена значна кількість доробок, пов'язаних з оптимізацією інтерфейсу і зручністю роботи з програмою.Коментар від представника «Мінісо /Україна/» Директор Джек Ши
«Забезпечити обмін даними між підрозділами та структурно організувати інформаційну базу – фундаментальне завдання, і вибір партнера у цьому напрямі є для нас стратегічно важливим. Після ретельного вивчення можливостей різних профільних компаній, ми обрали компанію Софтекс, так як вони мають великий досвід впровадження, і ми від початку отримали структуровану пропозицію щодо вирішення своїх нагальних завдань. Також Софтекс належить до громадської організації «Спілка автоматизаторів бізнесу» (САБ), що, на нашу думку, свідчить про високу репутацію та довіру клієнтів.
Крім впровадження, компанія Софтекс допомогла оптимізувати систему під потреби нашої компанії для оперативної взаємодії всіх підрозділів. Таким чином, ми отримали зручний бізнес-інструмент для ефективного управління, який дозволяє вести облік в єдиній інформаційній базі і отримувати необхідні звіти. Отримання даних стало простішим, інтерфейс доступнішим, а система управління більш налагодженою, завдяки чому ми можемо контролювати динаміку розвитку свого бізнесу»
